Grindstone 2 免費時間管理軟體,專案任務規劃與進度追蹤計時器
[url=http://lh3.ggpht.com/_iu4-rfl6FGs/TYcceBUfDrI/AAAAAAAAFf0/GqdzLD14fh0/s1600-h/grindstone-00%5B2%5D.png][img=0,399]http://lh4.ggpht.com/_iu4-rfl6FGs/TYcce3vNblI/AAAAAAAAFf4/G48O-wNA7Lg/grindstone-00_thumb.png?imgmax=800[/img][/url]在前兩天的「[url=http://playpcesor.blogspot.com/2011/03/blog-post.html]你在開啟電腦後會常駐執行哪些軟體與網站？我的推薦與不推薦[/url]」一文中，我提到自己會常駐開啟一個叫做「[url=http://playpcesor.blogspot.com/2010/03/1daylater.html]1DayLater[/url]」的網站，這個線上服務的功能是追蹤記錄各項工作的時間花費，從而我可以從報表中反省與修正自己的時間管理方式。今天我想推薦另一款免費桌面時間管理軟體：[b]「[color=#ff0000]Grindstone 2[/color]」，結合了待辦事項清單與計時器追蹤提醒，並且包含更深入的專案管理細節設定。[/b]
Grindstone 2對個人工作者來說應該是一款很強大的「免費」專案時間管理軟體，它甚至可以統計專案酬勞，讓你計算真正的時間成本。不過這部份比較專業，不是我能夠介紹的範圍。
今天這篇文章，[b]我只想介紹「[color=#ff0000]建立專案工作清單[/color]」、「[color=#ff0000]追蹤每項任務時間[/color]」這兩個最基本的使用方法[/b]，而只要能上手這兩大功能，那麼Grindstone 2就已經足以充當一款優秀的時間管理工具。 [list][*][b]Grindstone 2：[/b][url=http://www.epiforge.com/Grindstone2/][b]http://www.epiforge.com/Grindstone2/[/b][/url][*]支援Windows XP、Vista、Windows 7。需要.NetFramework 3.5，安裝Grindstone 2過程會自動偵測安裝。[/list]
Grindstone是指「砂輪、磨石」的意思，有句俗諺說「put one's nose to the grindstone」，就是說要人埋頭苦幹。而當你面對複雜、龐大的工作時，一款像是Grindstone 2的時間管理軟體就可以幫你做好有條理的規劃與記錄。
我們利用Grindstone 2事先把專案工作的每一項子任務排定好時程，這樣一來我們就不會漏掉重要細節，也能隨時知道哪些工作已經完成或尚未完成。
接著我們在執行任務的當下，透過Grindstone 2進行時間記錄，這樣一來我們就能清楚知道完成每一項任務所花費的時間（如果你的工作是以時計費的話，這對你來說就很重要），我們可以把花費時間與預估完成時間比對，從而知道適時調整工作的速度或方法。
下面我就用最簡單入手的方法，介紹Grindstone 2如何完成上述的建立工作清單、追蹤任務時間功能。
[b][color=#ff0000]建立「專案－子任務」清單：[/color][/b]
01.
首先下載並安裝Grindstone 2，[b]接著我們先建立一個基礎的思維，那就是「專案（Profile）－子任務（Tasks）」的層級關係[/b]，例如我有「Firefox 4系列文章寫作」、「購物網站規劃」這兩個專案，而在「Firefox 4系列文章寫作」底下就會有各個單篇文章寫作的子任務，可能還會有必須進行的相關測試的子任務。
開啟Grindstone 2後，我可以透過上方功能列的【Profile】－【Create new profile】來建立一個新的專案，最簡單的就是只要輸入新專案的名稱即可。
[url=http://lh6.ggpht.com/_iu4-rfl6FGs/TYccfUzhnwI/AAAAAAAAFf8/m7af0ibpRD8/s1600-h/grindstone-02%5B2%5D.png][img=368,214]http://lh3.ggpht.com/_iu4-rfl6FGs/TYccgL6726I/AAAAAAAAFgA/JUCE3KELs_Q/grindstone-02_thumb.png?imgmax=800[/img][/url]
02.
接著在軟體上方的「profile」欄位中切換到剛剛新增的專案，然後在這個專案底下新增子任務了。
新增子任務的方式也很簡單，只要點擊功能列的【Tasks】－【Create task】，就能在清單中新增任務。
[url=http://lh4.ggpht.com/_iu4-rfl6FGs/TYccg37todI/AAAAAAAAFgE/cDgsJ_Y0k5I/s1600-h/grindstone-03%5B2%5D.png][img=0,279]http://lh6.ggpht.com/_iu4-rfl6FGs/TYcchWDxtTI/AAAAAAAAFgI/a9I3Z203MC0/grindstone-03_thumb.png?imgmax=800[/img][/url]
03.
在新增子任務的設定畫面中，先填入任務名稱，接著的「Estimate」欄位是讓你事先預估任務所需完成時數，而「Due」是填入開始日期，「Complete」是填入完成日期。最後這個「Complete」指得是你真的把任務完成的那一天（而不是預計哪一天完成），所以請最後完成任務後再回來填寫。
[b]透過新增子任務，其實Grindstone 2就是一個「[url=http://playpcesor.blogspot.com/2009/04/remember-milk.html][color=#ff0000]待辦事項[/color][/url]」工具，[/b]我們可以把任何瑣事、要事，或是工作每個環節需要完成的事，都在這裡仔細記錄與規劃。
[url=http://lh6.ggpht.com/_iu4-rfl6FGs/TYcciPL-pXI/AAAAAAAAFgM/yPJDgRtRgr8/s1600-h/grindstone-04%5B2%5D.png][img=353,383]http://lh6.ggpht.com/_iu4-rfl6FGs/TYcciqtQJuI/AAAAAAAAFgQ/pG8oZdjm4m0/grindstone-04_thumb.png?imgmax=800[/img][/url]
04.
回到軟體主介面，在上半部欄位可以看到所有新增的待辦事項，[b]這時候我建議利用主介面右上方的〔columns〕來新增一些欄位檢視資料[/b]，這會更有利於我們的工作安排。
例如勾選【Due】就能在清單中直接看到每個任務預計開始的時間，這提醒我們是不是應該開始做這項任務了？而勾選【Estimate】就能看到任務執行所需時間，假如現在剛好有半個小時空檔，是不是可以趕快從中找出30分鐘內能完成的任務來執行？
[url=http://lh3.ggpht.com/_iu4-rfl6FGs/TYccjSCWnQI/AAAAAAAAFgU/C7ZR7WyCU4U/s1600-h/grindstone-05%5B5%5D.png][img=0,202]http://lh4.ggpht.com/_iu4-rfl6FGs/TYcckMo0jRI/AAAAAAAAFgY/wExkMeDqreI/grindstone-05_thumb%5B1%5D.png?imgmax=800[/img][/url]
[list][*][b][color=#ff0000]記錄追蹤工作時間：[/color][/b][/list]
01.
建立好專案、子任務清單後，當然必須開始執行。
當我們準備執行某個子任務時，請先點選這個任務（不是在前面的方塊打勾，而是反白選擇該項目即可），然後在軟體最下方可以看到計時器的啟動按鈕列。
[b]這排[color=#ff0000]計時器按鈕[/color]，依序是開始計時、停止計時、倒數計時，和手動加入時間的功能[/b]。如果你忘記自動計時，也還是能透過手動方式來添加執行時間。
[url=http://lh4.ggpht.com/_iu4-rfl6FGs/TYcck3uRiNI/AAAAAAAAFgc/QCIGlfRIzM8/s1600-h/grindstone-06%5B2%5D.png][img=502,399]http://lh6.ggpht.com/_iu4-rfl6FGs/TYccleCZ3QI/AAAAAAAAFgg/y6PulZhN6p4/grindstone-06_thumb.png?imgmax=800[/img][/url]
02.
按下綠色的自動開始計時按鈕後，就會彈出一個「置頂」的桌面計時器，隨時提醒你目前已經進行了多少時間。
我們可以在計時器按下停止按鈕，這時候會先暫停計時，但還能再次繼續計時，而如果第二次按下停止計時按鈕，就會關閉計時器，並把這次的計時結果記錄到子任務下方。
透過計時器簡單的紀錄每項子任務的時間花費，假如這項子任務要花很多次來完成，也可以透過每次計時後加總該任務的花費時數。
[url=http://lh5.ggpht.com/_iu4-rfl6FGs/TYccmLsFATI/AAAAAAAAFgk/pBqZQ2PBINo/s1600-h/grindstone-07%5B2%5D.png][img=0,201]http://lh3.ggpht.com/_iu4-rfl6FGs/TYccmnS1GHI/AAAAAAAAFgo/joc_ThKFi7Q/grindstone-07_thumb.png?imgmax=800[/img][/url]
03.
除了基本的工作計時功能外，Grindstone 2也內建了「Egg Timer」的[url=http://playpcesor.blogspot.com/2010/11/egg-timer.html]倒數計時器[/url]，倒數計時器主要是為了提醒用戶重要的時間。
例如再過三小時就要出門和客戶報告，這時候就可以利用Egg Timer來倒數計時並事實發出提醒。
[url=http://lh6.ggpht.com/_iu4-rfl6FGs/TYccnfXZoJI/AAAAAAAAFgs/cPX3RsqBJUk/s1600-h/grindstone-08%5B2%5D.png][img=331,159]http://lh3.ggpht.com/_iu4-rfl6FGs/TYccnxFoqyI/AAAAAAAAFgw/FWGRrAvJrNE/grindstone-08_thumb.png?imgmax=800[/img][/url]
[list][*][b][color=#ff0000]檢視檢討專案工作進度：[/color][/b][/list]
01.
透過上面的建立工作清單、追蹤工作時間，我們的Grindstone 2上就記錄了自己完整的工作過程，這些記錄就是自我工作檢討的最好材料。
在Grindstone 2軟體右下方可以看到時間區段的選項，例如我們可以直接選擇「This month」，就能看到這個月所有執行的工作，以及這些工作總共花費了多少時間。這只是很簡單的過濾，但已經能整理出不少有用的資訊。
[url=http://lh3.ggpht.com/_iu4-rfl6FGs/TYccovnZDEI/AAAAAAAAFg0/Z977EKalsyU/s1600-h/grindstone-09%5B2%5D.png][img=0,356]http://lh5.ggpht.com/_iu4-rfl6FGs/TYcco7mSZGI/AAAAAAAAFg4/UUoZ0fSJlsQ/grindstone-09_thumb.png?imgmax=800[/img][/url]
02.
另外透過Grindstone 2上方功能列的【Reports】功能，就能直接統計出各種報表，例如下圖中就是一份我在執行「Firefox 4系列文章寫作」專案過程的報告，很簡單也很清楚的列出我執行每次寫作的時間花費等資料。
[url=http://lh6.ggpht.com/_iu4-rfl6FGs/TYccppqcF7I/AAAAAAAAFg8/taGJSS7CY_I/s1600-h/grindstone-10%5B2%5D.png][img=500,370]http://lh3.ggpht.com/_iu4-rfl6FGs/TYccqXn-k9I/AAAAAAAAFhA/SXenFuYgKEw/grindstone-10_thumb.png?imgmax=800[/img][/url]
03.
而對於已經完成的子任務，我們就能在Grindstone 2上直接勾選子任務前的方塊，這樣該項子任務就會被「劃掉」，並記下劃掉當時的時間，這樣一來也可以幫助管理目前的工作進度。
[url=http://lh4.ggpht.com/_iu4-rfl6FGs/TYccq-H51nI/AAAAAAAAFhE/mo_O-vHGGcI/s1600-h/grindstone-11%5B2%5D.png][img=0,248]http://lh3.ggpht.com/_iu4-rfl6FGs/TYccrZJeXcI/AAAAAAAAFhI/89aZkBn154A/grindstone-11_thumb.png?imgmax=800[/img][/url]
[list][*][b]小結：[/b][/list]
Grindstone 2還有很多進階的功能細節，但這篇文章無法講到那麼細，然而即使只是從這篇文章談到的單純工作清單、時間記錄功能來看，[b]Grindstone 2也已經是一款很有用的[color=#ff0000]時間管理[/color]軟體[/b]，推薦給大家嘗試看看。
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